Co to jest dziekanat i jaką funkcję pełni na uczelni?
Dziekanat jest centralnym punktem administracyjnym danego wydziału szkoły wyższej. Stanowi główny łącznik pomiędzy studentami i władzami wydziału, czyli dziekanem oraz prodziekanami. Ogólny zakres obowiązków pracowników dziekanatu to nadzór nad prawidłowym i zgodnym z regulaminem przebiegiem procesu kształcenia studentów, od momentu immatrykulacji aż do obrony pracy dyplomowej. Dla osób rozpoczynających studia jest to najważniejszy punkt orientacyjny na uczelnianej mapie.
Co załatwisz w dziekanacie?
Na pytanie, co to jest dziekanat, najłatwiej odpowiedzieć, przybliżając jego najważniejsze funkcje. Obejmują one:
- formalności dotyczące toku studiów,
- prowadzenie akt osobowych studenta, zmianę danych osobowych,
- obsługę zapisów na semestry i przedmioty,
- wydawanie legitymacji i przedłużanie ich ważności,
- wydawanie decyzji administracyjnych np. dotyczących urlopu dziekańskiego, powtarzania semestru, zmiany kierunku studiów lub indywidualną organizację studiów,
- kontakt z wykładowcami w sprawach ocen i zaliczeń,
- wydawanie zaświadczeń np. do stypendium, banku lub pracy,
- obsługę wniosków o stypendium socjalne, stypendium rektora dla najlepszych studentów, stypendium dla osób z niepełnosprawnościami oraz jednorazowe zapomogi,
- obsługę płatności i czesnego.
Żeby załatwić sprawę w dziekanacie, możesz pójść tam osobiście, napisać wiadomość e-mail lub skorzystać z funkcjonalności systemu online, jak np. USOS lub inny portal uczelni.
Sekretariat na studiach – czym różni się od dziekanatu i co tam załatwisz?
Gdy wiesz już, co to jest dziekanat, pora przejść do omówienia tego, czym zajmuje się sekretariat na studiach. Działa on przy konkretnej jednostce, np. instytucie lub katedrze. Zajmuje się sprawami dydaktyczno-organizacyjnymi, a nie ogólną administracją wydziału, jak dziekanat.
Do sekretariatu możesz udać się w kwestii realizacji planu zajęć oraz kontaktu z kadrą naukową. Sprawdzisz tam aktualny harmonogram wykładów. Dowiesz się również o zmianach sal czy odwołaniu ćwiczeń z powodu nieobecności profesora. W tym miejscu uzyskasz także informacje o godzinach konsultacji wykładowców, zapiszesz się na seminarium dyplomowe oraz złożysz gotowe prace semestralne i projekty, które pracownicy przekażą odpowiednim egzaminatorom.
Niektóre uczelnie zamiast sekretariatu mają Centrum Obsługi Studenta, które łączy funkcje kilku działów.
Dziekanat czy sekretariat – gdzie iść ze swoją sprawą?
Jeśli brakuje Ci pewności dotyczącej tego, jaki jest zakres obowiązków pracownika dziekanatu, warto trzymać się zasady: jeśli sprawa dotyczy Twoich studiów, idź do dziekanatu. Jeśli dotyczy wykładowcy lub organizacji zajęć, kieruj się do sekretariatu.
Zawsze możesz też poradzić się studentów starszych roczników, którzy mają doświadczenie w tym obszarze.
Przed wizytą w wybranym biurze dobrze jest sprawdzić aktualne godziny otwarcia dla studentów. Warto także zweryfikować, które formalności można zrealizować zdalnie przez uczelniany system teleinformatyczny.